내가 있는 곳이 곧 일터, 스마트 혁명과 함께 '모바일 오피스' 시대 도래

광고기획사에서 일하는 L씨는 모처럼 낸 휴가 중 긴급한 업무 요청 메일을 받았지만 기꺼이 웃으며 처리할 수 있었습니다. 회사 PC에 있는 자료를 확인하기 위해 동료에게내 컴퓨터를 맡기고 부탁하지 않아도 스마트폰을 통해 직접 원격으로 접속하여 파일을 다운로드 받고 작업할 수 있기 때문입니다.

스마트워크, 즉 ‘모바일 오피스’ 시대가 도래하고 있습니다. 국내 스마트폰 가입자가 3500만 명을 넘어서며 (2012년 12월 방송통신위원회 추산) 사무실 밖에서도 마치 사무실 안에 있는 것처럼 개인의 모바일 기기로 회사 업무를 처리하는 BYOD(Bring Your Own Device) 시대가 본격적으로 도래한 것입니다.

이제 이동하며 메일을 확인하는 정도에 머문다면 '하수'. 업무용 모바일 애플리케이션만 잘 활용하면 버스나 지하철 안에서도 문서를 작성하고 저 멀리 바다 건너로 여행을 떠나 휴가를 즐기는 중에도 회사에 있는 것처럼 일정 공유, 결재 신청 및 승인, 문서 작성, 사내 주요 행사 확인 등 다양한 업무를 처리할 수 있게 됐습니다.

수치로 알아본 '스마트 혁명'

이러한 스마트 혁명은 애플의 아이폰이 지난 2009년 11월에 국내에 출시됨과 동시에 시작되었다고 해도 과언이 아닐 것입니다. 이후 개인이나 기업의 생활과 업무 패턴까지 급격하게 변화시키고 있습니다.

이를 반영하듯 KT경제경영연구소는 지난해 2조5,000억 원 규모였던 모바일 오피스 시장 규모가 2014년 4조8,000억 원으로 두 배 가까이 불어날 것으로 예상하고 있으며, 세계 모바일 오피스 시장도 2013년 1293억 달러에 이를 것으로 전망했습니다. 관련 장비ㆍ단말기와 통신ㆍ소프트웨어 시장은 각각 연간 14.7%, 18.9%씩 성장할 것으로 기대됩니다. 이러한 추세에 발맞추어 우리나라 정부도 2015년까지 스마트워크센터 50곳을 세우고 전체 근로자의 30%가 스마트워크에 참여할 수 있도록 할 계획이라고 합니다.

공공부문의 모바일 오피스는 주로 비용절감, 친환경국토 균형 발전, 국민 삶의 질 향상, 생산성 향상을 목적으로 추진되고 있습니다. 민간부문에서는 대기업을 중심으로 도입된 이후 중견중소기업으로 확산되는 추세입니다.

이처럼 모바일 오피스와 스마트워크가 각광받는 것은 무엇보다 생산성 향상을 기대할 수 있기 때문입니다. 모바일 오피스는 직원들이 외부에서 더 생산적인 작업을 수행해 매출을 올리고 업무 대응력과 효율성을 향상시키는 것은 물론, 비용을 절감할 수 있습니다. 또 스마트워크를 통해 업무 만족도 향상과 재택근무자의 생산성 증대 효과를 기대할 수 있습니다.

실제로 기업의 IT관리자들도 출퇴근 근무 형태에서 벗어나 개인의 일하는 방식, 내외근직의 직무 특성 등을 고려한 모바일 환경 및 원격 근무 환경을 지원하는 IT 체계에 대한 투자에 큰 관심을 가지고 있습니다.

그렇다면 모바일 오피스 시대, 움직이는 근로자인 '스마트 워커'를 위한 대표적인 업무용 모바일 애플리케이션에는 무엇이 있을까요?

'움직이는 일터'를 만들 스마트워크 필수 앱 5선

01. 업무 데이터를 안전하게 사용하고 관리

HDS, 파일 동기화 및 공유 솔루션 'HCP Anywhere'

효성인포메이션시스템의 ‘HCP Anywhere’은 데이터에 대한 보안과 안전성을 유지하면서도 스마트한 업무 환경을 구축할 수 있는 업계 최초의 기업용 파일 공유 및 동기화 솔루션 입니다.

‘HCP Anywhere’를 사용하면 인터넷이 연결된 곳이면 언제 어디에서나, 모든 종류의 기기를 사용해서 데이터에 접근할 수 있습니다. 다른 한편으로 기업 관리자는 안전하게 내부 파일을 공유할 수 있는 모빌리티 환경, 프라이빗 클라우드 환경을 구현할 수 있습니다.

사용자들은 각자가 소유한 기기에서 iTunes 스토어 등을 통해 클라이언트 앱을 다운로드 받아 원하는 파일을 HCP Anywhere 폴더에 저장함으로써 등록된 모든 기기와 파일을 동기화 시킬 수 있으며 향후 웹 브라우저를 통해 데이터에 접근할 수 있습니다. 이를 통해 기업의 개인 사용자들은 사무실뿐만 아니라 어디에서든지 업무용 파일에 접근하고, 사용자 접근 제어 및 접근 시한이 정해진 데이터를 안전하게 공유할 수 있습니다.

IT 부서에서는 Microsoft® Active Directory®와 통합 가능한 감사, 관리 기능을 통해 대량의 사용자를 연동시켜 관리할 수 있습니다. 파일을 첨부하는 대신 다운로드 링크를 전송함으로써 이메일 스토리지 및 네트워크 비용을 현저하게 줄일 수 있습니다. 또한 별도의 테이프 백업 대신 고밀도의 객체 스토리지 플랫폼인 HCP에 데이터를 보관하고 보호하며, 공유하고, 동기화 시킴으로써 데이터의 싱글 인스턴스 및 압축 상태를 보장할 수 있습니다. HCP Anywhere는 동기화 및 공유 기능 외에도 미래 지향적인 클라우드 환경을 구축할 수 있는 환경을 최고의 품질을 제공합니다.

02. 모바일 기기의 보안을 책임진다

안랩, 모바일 보안 솔루션 'V3 모바일(V3 Mobile)'

안랩의 ‘V3 모바일’은 스마트폰에서 악성코드를 탐지/치료/삭제해주는 프로그램입니다. 안랩의 'V3 모바일’은 동작 중인 모든 프로세스의 실시간 검사, 실행 파일과 일반파일(SD 카드 영역, 내장 메모리)의 수동 검사를 수행하는 기능을 제공합니다. 또한 '행위 기반 탐지(Behavior Detection)' 기법을 활용해 개인 정보 접근 권한을 과도하게 가지는 애플리케이션을 탐지하기도 합니다.

특히 'V3 Mobile+ for iPhone(V3 모바일 플러스 아이폰)'은 아이폰의 '탈옥(Jail Break)' 여부를 체크해주는 기능을 제공합니다. 아이폰의 경우 애플 앱스토어에서 제공하는 애플리케이션만 다운로드 할 수 있는 정상 사용 폰에서는 악성코드가 작동할 가능성이 거의 없지만 다른 다양한 애플리케이션을 사용하기 위해 이 구조에서 벗어나는 '탈옥'을 감행하면 여러 보안 위협에 노출될 수 있습니다. 이러한 사태를 막기 위해 아이폰으로 뱅킹, 증권 등을 할 때 '탈옥' 여부를 탐지하여 안전한 거래를 보장하는 기능을 제공합니다.

03. 영상 통화로 보다 정확한 커뮤니케이션

무료 영상통화 앱 '탱고(Tango)'

무료 영상 통화 앱인 ‘탱고’는 사용법이 매우 간단합니다. 시작할 때 따로 암호를 입력할 필요도 없고 자신의 전화 번호(이미 입력된 상태임)와 이메일 주소, 이름만 입력하면 계정이 만들어집니다. 탱고는 영상 통화, 음성 전화, 인스턴트 메시징 기능을 제공하지만 대화 상대는 확인된 탱고 계정을 가진 사용자로 제한됩니다.

영상 통화와 음성 전화는 데이터 연결을 사용하여 이루어지므로 월별 통화 시간에 대한 부담 없이 사용할 수 있습니다(대신 데이터 용량 사용에 대해 신경을 써야 함). 기본적인 기능은 영상 통화이지만 일반 채팅 기능도 좋아 채팅 중에 사진, 비디오, 녹음 파일을 공유하고 여러 명의 사람들을 추가할 수 있습니다.

04. 카메라로 명함 촬영 스캔해 자동으로 연락처 저장

'비즈리더(BizReader)'

직장 생활을 하다보면 쉽지 않은 일이 바로 명함 관리입니다. 이제 애플리케이션 하나로 스마트폰에서도 명함 관리를 손쉽게 할 수 있습니다.

비즈리더는 명함을 스캔/분석하는 애플리케이션으로, 스마트폰에 장착된 카메라로 촬영한 뒤 이미지를 스캔해 글자로 변환해줍니다. 애플리케이션 구동 시 명함을 각도에 맞게 촬영하면 이미지에 찍힌 명함이 자동으로 스캔됩니다. 촬영 후 별도의 조작 없이도 이미지에 담긴 명함의 이름과 상호, 각종 전화번호, e메일 주소가 분석되어 글자와 숫자로 변환됩니다. 자체 주소록 관리가 가능하며, 휴대폰 주소록에 저장하거나 각종 클라우드에도 전송이 가능합니다.

05. 일정관리 결제까지 한번에

삼성SDS, 모바일 업무 관리 솔루션 '모바일 데스크'

삼성SDS의 ‘모바일데스크’는 스마트폰에서 언제 어디서나 메일, 결재, 일정관리, 직원조회 등 다양한 모바일 오피스 기능을 구현하는 서비스입니다.

모바일데스크는 푸시 이메일(Push e-mail) 기술을 적용해 기존 사용하는 이메일 계정을 그대로 사용할 수 있고, 최신 암호화 알고리즘을 적용한 검증된 보안기술을 도입하여, 단말기 분실 시 회사에 연락하면 자동으로 해당 번호가 기업 전산시스템에 접속할 수 없도록 차단되고, 분실된 단말기에 저장돼 있는 정보를 원격으로 삭제할 수 있습니다.

현재 모바일데스크에서는 마이크로소프트 익스체인지, IBM 도미노와 같은 외산 표준 그룹웨어를 비롯해 삼성SDS의 에이큐브, 핸디소프트의 그룹웨어 등 모바일 그룹웨어 서비스를 제공합니다. 또 조직의 전반적인 운영, 관리 및 의사결정을 지원하기 위한 정보를 적절한 형태로 구성ㆍ전달하는 MIS(Management Information System) 서비스, 영업기회 관리 및 실시간 영업정보 전달 등 영업인력에 대한 다양한 정보를 지원하는 SFA(Sales Force Automation) 서비스, 고객의 서비스 요청을 모바일에서 실시간 모니터링하고 처리할 수 있는 FFA(Filed Force Automation) 서비스 등을 제공하고 있습니다.